为进一步规范本基金会文件打印、发送工作，特制定若干意见如下：

一、文件打印：

    1、原则上每一专题（或资助项目）一份文件，要有文件题目和具体内容、时间。

 2、每份文件要有拟稿人、审稿人和领导签发人签名。

3、文稿签发手续完备后，再由秘书处编印文号，正式交付打印。

二、发送对象：

1、理事会决议（会议纪要）

主送：理事长、理事、监事、顾问

抄送：相关部门（如民政、教育等）

2、理事办公会议纪要

主送：理事长、理事、监事、顾问

3、关于拨款捐资项目的文件

主送：理事长、理事、监事

抄送：相关单位（乡镇或村、学校），相关部门（如教育、民政、政协、侨办、关工委等）

4、其它内容文件：

①以基金会名义下发的通知、函件等，视内容主送给相关单位和部门。抄送有关基金会领导、理事等；

②以秘书处名义下发的通知、函件及相关文件，除主送相关单位和有关领导外，以存档为主。

三、文件发送注意事项：

1、所有文件应在主送、抄送栏中明确写明单位、部门和相关对象；

2、发送形式可分两种：一是打印文件后寄送；二是用电子邮箱发送。

3、发送文件可先征求主送对象（个人）的意见，是否需要保存该文件。如对方认为可不发送，就不必再发。

    四、基金会文件存档办法

1、所有基金会文件均应存档，重要决议和相关文件应保存二份以上；

2、存档的基金会文件要连同原始报告、相关材料和文件附件（如关爱助医项目、育才助学项目、帮扶助困项目、扶贫助侨项目，贫困母亲救助项目的受助对象名单、金额等）一起存档，以便随时查阅。

3、每年终要将当年基金会（含秘书处）文件整理后，装订成册，编排目录，妥善存档、保管；

科学编排电子文件存档，特别是捐资项目及受助对象文件，以便长期保管，方便查阅。